Resource Scheduler Logiciel de réservation de Services Généraux et de bureaux Exemples d’utilisation
Resource Scheduler a déjà aidé des milliers d’organisations de différentes industries à simplifier la gestion et la réservation de leurs ressources partagées. Voici quelques exemples des avantages de Resource Scheduler
Après le coût du personnel, l’espace de bureau et l’entretien des infrastructures représente le 2 ème poste de dépenses pour la plupart des sociétés aujourd’hui. Quand une organisation embauche un nouvel employé, un espace de travail, un ordinateur, un téléphone et d’autres actifs sont alloués pour que le nouvel employé puisse effectuer son travail. Alors que ces actifs sont attribués à ce même employé, ils ne sont jamais utilisés à 100%. L’affectation des actifs ne correspond pas nécessairement à l’utilisation proprement dite des actifs.
Une société disposant d’une même main d’oeuvre, mais dont l’espace de travail et les actifs sont réduits peuvent être plus compétitives dans l’environnement économique actuel. Pour pouvoir faire ces économies, de nombreuses entreprises pionnières ont mis en œuvre des bureaux de passage pour leur personnel mobile. Dans un environnement de bureaux de passage, les employés n’ont pas leur propre espace de travail, de téléphone ou de connexion au réseau. Un ensemble d’actifs est à la disposition de tous les employés nomades selon le principe du premier arrivé premier servi. Tous les employés n’étant pas au bureau au même moment, la société a besoin de moins de postes de travail, de téléphones et de connexions au réseau que le nombre réel d’employés.
Si l’utilisation de bureaux de passage permet de réduire les coûts, elle risque aussi de démotiver les employés lorsqu’elle n’est pas mise en œuvre correctement. Pour garder les utilisateurs motivés, il faut les maintenir en contact avec leur entreprise grâce des outils appropriés. L’outil le plus important est un système permettant aux utilisateurs de réserver simplement l’espace de travail de leur choix quel que soit le lieu où ils se trouvent à l’extérieur du bureau.
Resource Scheduler est le logiciel de réservation de bureaux 100% Web qui vous permet la mise en œuvre des bureaux de passage dans votre société, encore appelés Hot Desks. Parce qu’il est basé sur le Web, les employés nomades peuvent se connecter au logiciel de réservation de bureau depuis leur domicile, leur chambre d’hôtel, un site client ou de n’importe quel endroit couvert par une connexion internet. L’interface utilisateur est intuitive et ne nécessite aucune formation particulière pour son utilisation. Toutes les réservations sont stockées dans une base de données et il est donc facile d’accéder aux données d’utilisation pour les analyser. De nombreux rapports d’utilisation standards sont fournis avec le logiciel de réservation de bureau, vous permettant de contrôler et d’ajuster le nombre de ressources partagées en vous basant sur l’historique. Mieux encore, les employés restent connectés à la société car ils ont toujours le contrôle sur leur environnement de travail lorsqu’ils sont au bureau.
Les techniques complémentaires pour faciliter le déploiement réussi d’un projet de bureaux de passage incluent:
Méthodes de sécurité multiples pour contrôler l’accès aux bureaux privés
Images attachées afin de fournir des vues en ligne des espaces de travail
Logins personnalisés pour trouver facilement des espaces de travail réservés
Rapports d’utilisation pour visionner les activités par personne, par département ou par d’autres critères
Gestion des Services Généraux
Avec des coûts de maintenance qui augmentent et des budgets qui diminuent, on demande aux responsables des services généraux d’en faire plus avec moins de moyens chaque jour. Leur fonction s’est étendue au-delà des activités traditionnelles de maintenance pour apporter davantage de services aux utilisateurs. La réservation de salles de réunion, de ressources et de services fait partie de ces nouvelles tâches pour la plupart d’entre eux.
Si les responsables des Services Généraux font déjà le suivi des espaces partagés dans l’entreprise, les systèmes qu’ils utilisent ne disposent pas de fonctions complètes de réservation et n’offrent pas aux utilisateurs finaux les moyens de réserver directement. Les responsables des Services Généraux manquent de personnel pour la mise en service des bureaux de passage, et par conséquent beaucoup d’entre eux recherchent une solution simple permettant la réservation en libre service. De nombreux produits existent sur le marché, mais très peu proposent une installation et un déploiement faciles ainsi que tous les rapports d’analyses d’utilisation nécessaires au reporting.
Resource Scheduler est une solution logicielle de réservation de ressources partagées 100% Web incluant des fonctions d’import des données relatives aux moyens généraux et aux réservations lors de son implémentation. Grâce à son interface web, il n’est pas nécessaire d’installer le logiciel sur le poste du client final. Ceci évite les problèmes de configuration et permet un déploiement rapide dans toute la société.
Plusieurs niveaux de sécurité permet de contrôler l’accès de personnes autorisées à réserver des salles, des services et d’autres ressources. Il est possible de rendre des salles inactives pendant des périodes de maintenance afin d’éviter que des utilisateurs ne réservent des salles qui ne sont pas disponibles. Lorsque la ressource est de nouveau disponible, il suffit de la réactiver et les utilisateurs peuvent immédiatement la réserver.
En conclusion, Resource Scheduler est un logiciel de gestion de services généraux conçu pour s’intégrer dans votre environnement existant. Resource Scheduler peut afficher des plans d’étages et des photos de salles contenus dans différents serveurs. Ceci évite de devoir garder plusieurs copies de données. Resource Scheduler vous permet même de créer un écran personnalisé de connexion avec le logo de votre société.
Contactez notre équipe commerciale pour savoir comment tirer parti des avantages du logiciel de gestion des services généraux Resource Scheduler dans votre entreprise.
Les techniques complémentaires pour mieux gérer vos ressources partagées incluent:
Méthodes de sécurité multiples pour contrôler l’accès aux bureaux privés
Images attachées afin de fournir des vues en ligne des espaces de travail
Possibilité de faire référence à des plans d’étage et des photos de serveurs différents
Rapports d’utilisation pour visualiser l’activité par lieu ou par salle
La planification d’entraînements et d’événements sportifs sur différents terrains peut devenir un cauchemar. La plupart des salles semblent toujours générer des conflits avec des entraînements, des répétitions, des concerts et des pièces de théâtre. Et en plus, de nombreuses personnes sont impliquées dans l’examen des demandes et les approbations. Il est impossible de garder tous ces plannings à jour. Que vous travailliez dans un établissement scolaire ou une grande université, la planification est toujours un souci de première importance. Il est crucial de pouvoir procurer l’accès approprié à une faculté, aux étudiants et aux visiteurs. Il est également important de connaître l’utilisation d’une salle pour des besoins d’analyse ou de refacturation. Quelques exemples ci-dessous illustrent comment Resource Scheduler est utilisé pour résoudre des problèmes de planification liés à l’enseignement.
Avec Resource Scheduler chacun peut visualiser les mêmes plannings car l’accès aux plannings se fait toujours en temps réel. L’accessibilité n’est jamais un problème car l’interface web permet aux utilisateurs de planifier des activités depuis l’école, le travail ou le domicile. La sécurité ne pose pas non plus de problème, car à chaque utilisateur est accordé l’accès correspondant à ses besoins.
Imaginez des entraîneurs qui peuvent voir la disponibilité des terrains en un clin d’oeil. Des parents qui peuvent savoir où leur enfant a un entraînement sans appeler l’administration. Tout en gardant un contrôle sur les personnes qui utilisent vos ressources. Il existe plusieurs méthodes standards pour permettre aux utilisateurs de soumettre des demandes et de recevoir des notifications d’approbation en ligne.
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Etablissements d’enseignement supérieur et Universités
L’Enseignement supérieur a depuis longtemps reconnu les bénéfices d’une planification efficace des salles de cours. Cependant, ces institutions doivent relever de nouveaux défis de planification liés à l’accroissement de l’enseignement à distance. Les cours d’enseignement à distance nécessitent la planification de salles et d’équipements dans des lieus et fuseaux horaires différents. Les étudiants recherchent toujours des moyens plus simples pour leurs demandes d’utilisation d’espace disponible. L’interface Web de Resource Scheduler permet de relever ce défi dans les deux cas.
Grâce à l’interface 100% Web de Resource Scheduler, un utilisateur basé à Marseille peut facilement réserver des ressources à Aix-en-Provence. Resource Scheduler gère automatiquement l’affichage dans les plannings selon les fuseaux horaires utilisés. Cela permet de réserver plusieurs salles en une étape, par exemple lorsqu’un cours est diffusé dans plusieurs lieus différents. Le matériel peut aussi être réservé de la même manière.
Même les campus les plus occupés disposent d’une capacité de salles supplémentaire surtout le soir. Souvent les étudiants demandent d’utiliser ces espaces dans les campus pour des réunions relatives à l’organisation ou des réunions avec des groupes d’étude. Souvent, un étudiant devra formuler plusieurs demandes à différentes organisations afin de trouver un espace disponible. A l’aide de Resource Scheduler chaque salle du campus peut être visionnée dans une seule base de données. En utilisant les groupes de sécurité, chaque départment peut garder le contrôle sur son espace et les approbations. Les étudiants ont un dispositif centralisé pour les demandes de réservations. Il est facile de garder les plannings des salles de classe grâce au processus d’importation permettant de charger les classes pour chaque année universitaire.
Les techniques complémentaires pour mieux gérer vos ressources partagées incluent:
Méthodes de sécurité multiples pour fournir l’accès approprié à la faculté et aux étudiants
L’interface Web utilisateur est accessible de n’importe quel lieu connecté
LDAP et Active Directory pour la gestion des comptes utilisateurs
Rapports d’utilisation pour visualiser les activités par personne, par département ou autre
Bornes de réservation dans le temps pour limiter les réservations au trimestre en cours
